E-podpisy: Czy Twoja firma powinna z nich korzystać?

Im mniej papieru tym lepiej, prawda? Ale co w sytuacji, gdy potrzebujesz Johna Hancocka klienta lub sprzedawca potrzebuje Twojego? Czy w świecie e-commerce, e-podpisy są ważne?

Zarówno technologia, jak i prawo tworzą coraz więcej przypadków, w których firmy mogą stosować podpisy elektroniczne, więc przyjrzyjmy się, czy i kiedy Twoja firma powinna ich używać.

Ustawy o podpisie elektronicznym

Dwie główne ustawy określają czy podpisy elektroniczne są ważne. Uniform Electronic Transactions Act („UETA”) jest proponowaną jednolitą ustawą uznającą podpis elektroniczny, która została przyjęta przez 47 stanów i Dystrykt Kolumbii. Natomiast ustawa o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym („ESIGN”) stanowi, że kontrakty i umowy nie mogą być odrzucone lub niewykonane tylko z powodu posiadania podpisu elektronicznego.

Dzięki UETA i ESIGN, podpisy elektroniczne są ważne w prawie każdym kontekście biznesowym. Tak więc większość umów, takich jak umowy kupna i najmu, może być zawarta elektronicznie, a większość dokumentów zatrudnienia jest egzekwowalna z podpisem elektronicznym.

Elektroniczne wyjątki

Istnieją jednak pewne sytuacje, w których e-podpis może być niedopuszczalny. Większość stanów nadal wymaga odręcznego podpisu na testamentach, a nie wszystkie sądy podążają za trendem podpisu elektronicznego.

Ponadto, możesz nadal potrzebować odręcznego dokumentu i podpisu dla dokumentów prawa rodzinnego zajmujących się adopcją, rozwodem i funduszami powierniczymi. A jeśli kończysz świadczenie usług, takich jak usługi komunalne lub ubezpieczeniowe, dostawca może wymagać tradycyjnego podpisu w celu potwierdzenia zakończenia umowy.

Przejście na technologię

Między Adobe a DocuSign istnieje wiele firm, które mogą pomóc małej firmie w usprawnieniu usług podpisu elektronicznego. Niektóre rzeczy, o których należy pamiętać, to ilość podpisów elektronicznych oraz poziom bezpieczeństwa, zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów, zapewniany przez platformę elektroniczną.

Aby upewnić się, że Twoja firma wdraża e-podpis bezpiecznie i zgodnie z prawem, możesz skonsultować się z doświadczonym prawnikiem ds. umów w Twojej okolicy.